Tutorial Menggunakan Mail Merge Ms. Word Dalam Membuat Surat Masal

Manajemen Informatika Politeknik Negeri Lampung - Membuat surat sangatlah dibutuhkan ketika kita sedang membuat acara tertentu dan turut mengundang orang-orang kerabat dekat maupun saudara kita sendiri . Bahkan surat atau undangan merupakan hal yang sangat penting untuk mengundang di acara formal. Dalam membuat surat atau undangan saya sarankan menggunakan aplikasi Microsoft Word. Dengan aplikasi ini kita sangatlah dimudahkan untuk membuat surat secara masal dengan menggunakan Mail Merge.

Mail Merge merupakan fitur yang digunakan untuk membuat surat yang berfungsi menginputkan nama, jabatan, tempat tinggal ataupun lainnya kedalam satu surat induk tanpa kita harus mengcopy satu persatu surat itu. Bayangkan saja jika kita ingin membuat 100surat dan kita mengetikan/memasukan penerima dengan manual(copy-paste) maka akan sangatlah lama dan ribet. Maka dari itu kita seharusnya menggunakan Mail Mege ini untuk menginputkan datanya ke surat induk kita. Berikut Cara Membuat Surat Masal Mail Merge dengan Microsoft Word :

·         Klik Tab Menu Mailing pilih Start Mail Merge dan pilih Letter untuk membuat undangan.

·         Langkah selanjutnya yakni dengan Membuat sumber data (penerima) Klik Select Recipient lalu pilih Type New List.

·         Setelah itu akan muncul kotak dialog untuk menginput data penerima. Karena yang kita inputkan hanya dua saja maka kita pilih Costumize Column untuk mengganti nama kolom. Setelah itu hapus semua kolom data, dan ganti dengan menambahkan kolom Penerima dan Ketua Program Studi. OK.

·         Inputkan nama penerima serta Ketua program studinya kemudian save .

·         Setelah data sudah terinput, untuk  memasukan penerima  kedalam surat pilih Insert Merge Field, pilih sesuai data yang dikosongkan tadi.

·         Setelah data terisi semua untuk menampilkan nama penerima serta ketua program yakni Klik Priview Result dan untuk mengganti nama yang lainnya tekan panah kecil pada Priview Result.

·         Untuk mencetak semua surat Klik Finish & Merge lalu pilih Print Document. All untuk mencetak semua dokumen / surat.

·         Dengan menggunakan Mail Merge di Microsoft Word sangat memudahkan kita dalam membuat surat secara masal tanpa harus menulisnya ulang atau dengan mengcopy-paste setiap halamannya dan lalu mengganti nama penerima. Sekian postingan Membuat Surat Masal Mail Merge dengan Microsoft Word. Terima Kasih.

Pengenalan Microsoft Word 2010, Menu Dan Funsi Menu Microsoft Wod 2010

Pengertian

Microsoft Word 2010 adalah aplikasi pengolah kata yang merupakan kelanjutan dari lanjutan dari versi sebelumnya. Aplikasi pengolah kata produk Microsoft ini  dirancang untuk membantu Anda membuat dokumen profesional berkualitas seperti laporan, dokumen berbentuk surat, brosur, tabel dan masih banyak lagi dokumen-dokumen yang dapat dikerjakan dengan menggunakan Microsoft Word terutama Microsoft Word 2010.

Microsoft Word 2010 juga dilengkapi dengan fasilitas dan fitur terbaru dan canggih diantaranya fasilitas digital signature, publikasi dokumen ke dalam format PDF dan XPS dan masih banyak lagi keunggulan-keunggulan lainnya yang dapat kita rasakan ketika menggunakan progam Microsoft Word 2010. 

Maanfaat Microsoft word
Adapun manfaat dari microsoft word adalah sebagai berikut:
1. memudahkan dalam menyelesaikan pekerjaan
Dengan microsoft word kita bisa membuat dokumen sesuai dengan yang kita inginkan dan kita bisa mengedit dan merubah jika terjadi kesalahan sebelum dicetak. Anda juga bisa membuat tabel dengan variasi sesuai dengan yang anda inginkan.

2. Menghemat Waktu dalam Pekerjaan
Dengan kita menggunakan microsoft word kita dapat menghemat waktu dalam pekerjaan kita, kita bisa menggunakan fungsi mail marge untuk membuat surat massal sehingga dapat menghemat waktu bila dibandingkan dengan harus mengetik atau menulis satu per satu surat yang akan dicetak.

3 menghemat kertas dan biaya
Dengan microsoft word kita dapat menghemat kertas yang digunakan karena kita bisa menyimpan hasil pekerjaan kita dalam bentuk file sehingga tidak memerlukan banyak kertas untuk mencetak dokumen untuk archive dan juga akan lebih menghemat biaya operasional.

Pengenalan Microsoft Excel 2010 Menu Dan Fungsi

Pengertian Microsoft excel adalah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang didistribusikan oleh microsoft untuk sistem operasi windows dan IOS yang berfungsi  untuk mengolah data angka. Microsoft excel mempunyai lebih dari 1000 features dan 100 lebih menu yang dapat kita gunakan untuk mengolah data.

·         Quick acces toolbar

Area ini adalah untuk menampilkan shortut cara cepat untuk menggunakan tool yang sering digunakan, secara default ada tiga tools yaitu save, undo, redo. nantinya kita dapat menambahkan beberapa tools contohnya insert function, macros, Filter dan lainya sesuai dengan kebutuhan kita.

·         Ribbon

Ribbon pertama kali diperkenalkan pada Office 2007, fungsinya adalah untuk mengelompokan tools kedalam sebuah menu. dengan tujuan user lebih intuitif dalam menggunakan tool pada excel. sebagai contoh tools yang berkaitan dengan pegolahan data akan di simpan pada tab data, tools yang berkaitan dengan formula akan disimpan pada tab formulas.

·         Formula bar

Berfungsi untuk menampilkan, mengedit, menghapus formula (rumus) yang kita tuliskan dalam cell.

·         Spreadsheet grid

Area ini adalah lembar kerja utama excel tempat dimana kita dapat menambahkan angka, grafik/chart. area berisi kolom dan baris yang digunakankan sebagai pengalamatan cell, untuk kolom menggunakan huruf dari A-Z untuk baris menggunakan angka. jumlah kolom dan baris pada area ini adalah   1048576 Baris dan 16384 kolom. dengan jumlah kolom dan baris yang banyak ini excel mampu menampung data besar untuk di olah dengan berbagai tools excel dalam dunia Businness Inteligent.

·         worksheet

Secara default dalam satu lembar kerja excel ada tiga worksheet yang dapat digunakan untuk mengolah data. dengan nama default sheet1, sheets2, sheet3. maksimum halaman yang bisa kita tambahkan adalah 255 halaman. kita dapat menambahkan menghapus sesuai kebutuhan.

·         Status Bar

Adalah bar horizontal yan berfungsi untuk menampilkan informasi status data excel. status bar juga menampilkan quick summary dari data yang kita seleksi (sum, average, min, max, Count). Pada samping kanan bawah juga terdapat Slider zoom in dan zoom out untuk mengatur besar kecilnya tampilan halaman kerja excel.

 Membuat Dan Memodifikasi Tabel  Serta Menggunakan Rumus Sederhana Dalam Ms. Word

Meskipun Ms. Word tidak didesain untuk mengolah angka, setidaknya Word juga mampu mengolah perhitungan rumus sederhana.

Data pada tabel bisa terdiri dari angka dan teks, untuk itu Anda perlu memahami cara membaca kolom dan baris pada tabel untuk mempermudah menggunakan formula, yaitu setiap tabel yang dibuat pada Word.

Setiap kotak pada tabel akan menjadi sel seperti pada lembar kerja Excel, yang merupakan gabungan dari kolom (A, B, C, dst) dan baris (1,2, 3, dst).

Untuk kolom pertama (A) dan baris 1 disebut sel A1, kolom kedua (B) dan baris 2 disebut sel B2, dan seterusnya

Nah untuk penggunaan formula pada tabel di word tidak hanya terbatas pada penjumlahan (SUM), tetapi juga dapat mencari rata-rata (AVERAGE), nilai tertinggi (MAX), nilai terendah (MIN) dan lainnnya.

Contoh penggunaan fungsi Average, Max dan Min pada tabel di Word

Buat tabel seperti contoh berikut:

·         Lalu buat formula untuk isian Jumlah Nilai dengan rumus =SUM(LEFT), dengan meletakkan kursor di sel yang akan dijumlahkan lalu klik Layout dan pilih Formula

·         Untuk membuat Nilai Rata-rata (R2) menggunakan rumus =Average(C3:E3), dengan asumsi bahwa Ulangan harian 1 pada sel C3, ulangan harian 2 pada sel D3 dan ulangan harian 3 pada sel E3, danformula dibawahnya dengan rumus =Average(C4:E4) dan seterusnya.

·         Untuk membuat Nilai tertinggi (Max) dengan rumus =Max(C3:E3)

·         Untuk membuat Nilai terendah (Min) dengan rumus =Min(C3:E3) 

·         Sehingga secara keseluruhanakan didapa tabel Wordyang memiliki Nilai dengan menggunakan formula

Kegunaan Dan Fungsi Keyboard

            Penggunaan Keyboard adalah salah satu aktivitas sehari- hari baik di kantor,kampus, rumah atau pun sekolahan sudah tak heran lagi jika sekarang ini banyak sekali masyarakat umum yang tak lepas dari komputer. Banyak sekali pekerjaan yang harus diselesaikan menggunakan komputer. Untuk mempercepat pengerjaannya namum kita harus lebih dahulu mengenal apa saja fungsi tombol keyboard pada komputer.

Untuk kalian yang masih pemula dalam menggunakan komputer dan ingin tau apa saja kegunaan serta fungsi keyboard pada komputer. Disini kami akan memberikan sedikit rincian tentang apa saja Fungsi tombol keyboard pada komputer kalian.

:

1. Ctrl-A : Memilih Semua Kolom Ms. Word
2. Ctrl-B : Menebalkan Huruf Dan Angka
3. Ctrl-C : Menyalin Atau Mencopy
4. Ctrl- D : Pilihan Font Pada Ms. Word
5. Ctrl- E : Membuat Rata Tengah
6. Ctrl-F : Mencari Karakter
7. Ctrl-G : Go To
8. Ctrl- H : Menggantikan Atau Replace
9. Ctrl-I : Membuat Tulisan Menjadi Miring
10. Ctrl-J : Membuat Tulisan Jadi Rata Kiri Dan Rata Kanan
11. Ctrl-K : Membuat Hyperlink
12. Ctrl-L : Membuat Tulisan Jadi Rata Kiri
13. Ctrl-M : Increase Indent
14. Ctrl-N : Membuat File Baru
15. Ctrl-O : Membuka File
16. Ctrl-P : Perintah Cepat Untuk Melakukan Print
17. Ctrl-Q : Mengubah Peraturan Style Menjadi Normal
18. Ctrl-R : Membuat Tulisan Jadi Rata Kanan
19. Ctrl-S : Perintah Untuk Menyimpan File
20. Ctrl-T : Hanging Indent
21. Ctrl-U : Membuat Tulisan Jadi Garis Bawah
22. Ctrl-V : Mempaste Tulisan Yang Sudah Ada
23. Ctrl-W : Menutup Menu Word
24. Ctrl-X : Memotong Tulisan Yang Sudah Diblok
25. Ctrl-Y : Mengembalikan Sesudahnyak (Redo)
26. Ctrl-Z : Mengembalikan Sebelumnya(Undo)

Selain kombinasi dari tombol Ctrl ada beberapa tpmbol keyboard yang khususnya seperti berikut:

1. F1 :  Yang Berguna Untuk Membuka Sebuah Fungsi Pada Komputer
2. F2 :  Mengubah Nama File Atau Berkas
3. F3 : Perintah Auto Text
4. F4 : Pengulangan Perintah Sebleumnya
5. F5 : Perintah Temukan
6. F6 : Membuka Pengaturan
7. F7 : Membuat Peraturan Perintah Pengecekan
8. F8membuka Perintah Awal Untuk Memilih
9. F9 : Memperbarui Field
10. F10 : Membuat Sebuah Menu Menjadi Aktif
11. Esc Tombol Perintah Membatalkan Dialog
12. Windows Untuk Membuka Star Menu dll.

Tidak hanya itu saja Fungsi pada tombol keyboard yang biasa kalian gunakan, masih banyak lagi fungsi – fungsi tombol keyboard yang dapat kalian pelajari. berikut fungsi tombol keyboard lain nya.

·         Ctrl + Drag  Item : Menyalin item yang sudah di pilih

·         Ctrl + Shift + Drag Item : membuka shortcut ke item yang sudah dipilih

·         Ctrl + Shift + Salah satu tombol panah : Menyorot blok teks

·         Shift + Salah satu tombol panah : Memilih dari 1 item di dekstop atau jendala atau memilik teks pada dokumen

·         F3 : untuk mencari berkas atau folder pada My Computer

·         F4 : untuk menampilkan daftar Addres bar pada My Computer atau di Windows Explorer

·         F5 : untuk menyegerakan ( Refresh ) pada Desktop Komputer

·         F6 : Untuk siklus via elemen-elemen pada layar dekstop atau jendela.

·         Shift + F10 : Untuk menampilkan menu shortcut item yang akan dipilih.

·         Atl + Huruf yang di garisbawahi dimenu : perintah ini menampilkan menu yang sesuai dengan yang di garis bawahi

Shift saat memasukan DVD atau DVD-ROM : Untuk Mencegahnya Autoplay pada Dvd.

Drop Cap, Coulums, Header dan Footer, ClipArt dan Watermark, Page Border, Smart Art, Footnote dan Comment

1. Drop Cap

Drop cap adalah suatu paragraf yang dimulai dengan huruf yang lebih besar dibandingkan dengan huruf yang dipakai pada keseluruhan paragraf, biasanya digunakan dalam pembuatan artikel supaya menarik  minat pembaca. Tidak hanya dalam penggunaan artikel drop cap juga bisa digunakan dalam pembuatan undangan, surat kabar.

adapun cara membuat Drop Cap adalah sebagai berikut :

a.       Blok huruf yang ingin dijadikan drop cap

b.      Klik tab Insert

c.       Pada kelompok text, klik tool drop cap

2. Coulums

Fitur coumns (kolom) di Microsoft word biasanya digunakan untuk mengatur teks seperti pada Koran atau jurnal penelitian yang terbagi menjadi beberapa kolom. Cara membuat kolom :

1.      Pilij orientasi, pada page layout tab, page setup grup, klik orientation. Pilih portrait atau landscape

2.      Pilih kumpulan teks

3.      Pada page layout  tab, page setup grup, klik columns

4.      Pilih two untuk membuat dua kolom

5.      pada kolom, teks akan mengalir sampai bawah atas bawah halaman kemudian baru berpindah ke kolom selanjutnya

3. Header Dan Footer

Header adalah tulisan yang akan tampil disetiap halaman dibagian atas, sedangkan  Footer adalah tulisan yang akan tampil disetiap halaman dibagian bawah.

Adapun tata cara mnggunakan Header pada Ms. Word :

1.      Klik ganda area header atau footer (di dekat bagian atas atau bawah halaman) untuk membuka Alat Header & Footer.

2.      Pilih kotak centang Halaman Ganjil & Genap yang Berbeda.

3.      Pada salah satu halaman ganjil, klik area header atau footer yang ingin Anda ubah lalu klik panah di bawah Header atau Footer.

4.      Ada beberapa tata letak di sini yang bisa digunakan, termasuk beberapa yang tercantum khusus untuk tata letak halaman ganjil atau genap. Gulir lalu klik salah satu yang Anda inginkan dan ubah teksnya.

5.      Ketikkan teks Anda, lalu ulangi langkah 3-5 untuk halaman genap.

6.       Untuk kembali ke isi dokumen Anda, klik Tutup Header dan Footer

4. Clip Art dan Watermark

Clip Art adalah jenis ilustrasi yang dibuat untuk lebih menarik secara visual cara mengunakannya

a.       Pilih Tab Insert

b.      Pilih clip art dan akan muncul disebelah kanan

c.       Pada tulisan computer tekan ‘’Go’’

d.      Pilih salah satu gambar contohnya

Watermark adalah teks atau gambar yang muncul dibagian latar dokumen, yang berguna untuk menambah daya tarik atau memberikan identitas pada dokumen. Cara menggunakannya adalah sebagai berikut:

a.       Pilih menu Page Layout

b.      Pilih Watermark

c.       Pilih salah satu opsi tampilannya

5. Page Border

Page border adalah garis yang berada pada sisi atas, bawah , kakan dan kiri atau bisa disebut dengan bingkai  cara menggunakannya

a.       Pilih menu pada Page Layout 

b.      Pilih Page Borders

c.       Pilih bingkai sesuai yang diinginkan

6. Smart Art

Smart Art representasi visual informasi grafik cara menggunakannya :

a.       Pilih menu Insert

b.      Pilih SmartArt

c.       Pilih smart Art sesuai kebutuhan

d.      Jika ingin menambah kotak klik add shape

7. Footnote dan Comment

Footnote adalah catatan kaki yang terletak dibawah kertas cara menggunakannya :

a.       Plih menu References

b.      Pilih Insert Footnote

c.       Kemudian isi alamat atau catatan kaki

Comment biasanya digunakan oleh Dosen untuk menilai skripsi ataupun makalah tugas lainnya. Cara menggunakannya :

a.       Pilih menu Review

b.      Klik atau blk tulisan yang akan dikomen

c.       Pilih new kommen tulis komentar pada Comment

Cara Menggunakan Kutipan Dan Daftar Pustaka Di Ms. Word

Group citation dan Bibliography :

Pada group tersebut terdapat beberapa tool seperti

1. Style citation dan Bibliography untuk mengatur format penulisan kutipan dan daftar pustaka terdapat 14 jenis style penulisan
2. Cara menggunakan insert citation dengan add new source

·         Langkah 1 tentukan model atau style penulisan kutipan pada style 

·         Langkah ke 2 pilih add new source

·         Langkah ke 3 akan muncul create source dan akan memasukkan data yang dimasukkan

·         Langkah ke 4 pilih tipe source yang akan digunakan

·         Langkah ke 5 mengisi kotak (field) author ( pembuat )dapat memasukkan data detailnya  dengan menambahkan tombol edit dan akan memasukkan nama awal dan akhir

·         Langkah ke 6 isikan kotak yang kosong pada jendela

·         Langkah ke 7 jika ingin menambahkan informasi dapat mencentang show all bibliography fields

·         Langkah ke 8 mengatur tag name

·         Langkah ke 9 klil ok

Cara menggunakan daftar pustaka  menggunakan bibliography dapat dengan  cara :

Sebelum membuat daftar pustaka (bibliografi), kita harus memiliki sumber (kutipan) terlebih dahulu (minimal 1)

1.      Klik pada bagian halaman dokumen untuk membuat daftar pustaka (bibliografi), bila perlu gunakan section break untuk membuatnya dissection yang baru

2.      Pada References tab, in the Citations & Bibliografi Group klik Bibliography

3.      klik pada Bibliography yang tersedia untuk menyisipkannya pada dokumen.

4.      Klik pada daftar pustaka (Bibliografi) untuk member format yang diingankan (mengubah tipe dan ukuran font, warna dan sebagainya)

5.      Bila ada perubahan data, klik pada daftar pustaka (bibliografi) sehingga muncul tampilan  bibliografi

6.      Klik update Citations and bibliografi